Når du skal afholde din konference, er det vigtigt, at der er styr på det hele. En uorganiseret konference skræmmer dine gæster væk, og de får nok ikke lyst til at deltage i din konference, næste gang du afholder en. Noget af det, der er afgørende, er valget af konferencecenter. Der findes mange konferencecentre i Danmark, men det gælder om at vælge en, der opfylder alle de behov og forventninger som både du, der afholder konferencen, og alle gæsterne, der deltager, har.
HUSET Middelfart er et arkitekttegnet kursus- og konferencecenter, der blev grundlagt i 1968. HUSET Middelfart er tegnet af arkitekt Kjeld Kjeldsen, og har dybe rødder i byggeriet. Derfor er mødelokalerne også opkaldt efter kendte, danske arkitekter, der har sat sit præg på den danske arkitektur og designtradition. HUSET Middelfart har afholdt konferencer og kurser i mange år, og derfor har de sammensatte denne liste over ting, du skal være opmærksom på, når du vælger et konferencecenter.
Lokation
Lokationen for konferencecenteret er ret vigtig – og det hele afhænger af, hvor dine gæster kommer fra. Det skal helst være nemt at komme til – både med bil og offentlig transport. Hvis alle dine gæster er fra Jylland, er det mest optimalt at finde et konferencecenter i Jylland, og er de alle fra Sjælland, er Sjælland den mest optimale lokation – men hvis dine gæster kommer fra forskellige egne af hele landet, kan det være smart med et kompromis – som for eksempel HUSET Middelfart, der ligger midt i landet, og som er blot et stenkast fra togstationen og har gode parkeringsmuligheder.
Service
Det kan variere meget, hvilke services et konferencecenter tilbyder. Det er en god idé at undersøge, om det konferencecenter du vælger, kan imødekomme de behov, som du og dine gæster har. For eksempel er det relevant at tænke over om der er mulighed for overnatning, hvis dine gæster kommer langvejsfra, eller hvis din konference varer mere end en dag. Det kan også være relevant at undersøge om der er mulighed for mødeforplejning, så dine gæster får snacks og drikkevarer, imens I er til konference. Det er også en god idé at undersøge om konferencecenteret har mulighed for at imødekomme behov – for eksempel om et rum kan deles op i to, eller om der er mulighed for at bruge mindre rum, hvis konferencen for eksempel indeholder gruppearbejde. Teknikerservice er også en god idé at inkludere – især hvis du skal afholde en hybridkonference, hvor det er vigtigt, at teknikken kører. Du bør også undersøge om konferencecenteret har alt det udstyr du skal bruge, for at din konference forløber smertefrit.
Omgivelserne
Omgivelserne er også vigtige – for det er vigtigt med områder, hvor gæsterne kan holde en pause og få et afbræk. Det kan også være en god idé at inddrage naturen i sit arrangement, fordi det skaber en god atmosfære for mødet. HUSET Middelfart er for eksempel placeret klos op ad Hindsgavl Dyrehave, og har en masse skønne naturområder, hvor der enten kan holdes pauser eller hvis arrangementet varer flere dage, kan man bruge naturområderne til at få et godt afbræk om aftenen, inden man går i seng.